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Épisode 12 – Retour d’expérience sur la mise en place d’une digital workplace

Isabelle Barros · 26 février 2021

Dans cet épisode, Coline Chaumont, responsable communication chez Indigo, nous partage son retour d’expérience sur la mise en place d’une digital workplace.
A quels enjeux et besoins fallait-il pouvoir répondre ? Quelles ont été les différentes étapes ? Quels ont été les facteurs de réussite ? Quels points de vigilance ?
Des réponses dans cet épisode de 22 minutes. Bonne écoute !

Épisode 12 – Retour d’expérience sur la mise en place d’une digital workplace

 
 
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Le contexte et les enjeux en bref

« Indigo propose des services de stationnement et de mobilité dans 12 pays et compte 23.000 collaborateurs. […] Entre 70 et 80 pourcents des effectifs dans le monde réalisent un métier qui est un métier de terrain. [Les] agents, [les] techniciens, [les] voituriers n’ont pas de poste de travail personnel. »

Avec 2 enjeux principaux :

  • pouvoir connecter tous les collaborateurs, notamment les collaborateurs terrain, à l’écosystème de l’entreprise
  • harmoniser tous les outils et la connexion à ces outils (« un écosystème très éclaté, avec de multiples outils parfois dupliqués par pays »)

Les différentes étapes

  • « La première étape, c’était de mettre en place une stratégie d’harmonisation [des] filiales avec Office 365.
  • La deuxième étape, ça a été le lancement en 2018 de Microsoft Teams comme outil collaboratif, projet et équipe.
  • Et cette troisième étape, […] l’étape de la digital workplace, de créer cet outil commun à tous qui réponde aux besoins du quotidien des collaborateurs et qui rassemble et harmonise tous les outils existants. »

Les différentes fonctionnalités

  • une fonction communication avec des contributions directes des employés 
  • un fil de commentaires, un module d’alertes et de newsletter (l’information, à la fois groupe, locale, ultra locale) 
  • des fonctionnalités de documentation avec une GED complètement incorporée 
  • une fonction portail avec de l’interconnexion avec Teams et tous les autres outils métier
  • un moteur de recherche performant 
  • un module de sondage, de quizz 
  • un extranet aussi pour les fournisseurs et partenaires

« Il nous fallait un outil commun à toutes les filiales en cinq langues, avec des contenus corporate, des contenus locaux, des contenus ultra locaux aussi. Il nous fallait aussi un outil accessible avec son compte personnel Office, disponible partout, tout le temps, sur tous nos supports, donc avec le décalage horaire, la mobilité »

La gestion du projet en interne

  • Une grande consultation en interne qui a permis la définition du cahier des charges
  • Un groupe d’ambassadeurs métiers
  • Un jeu concours pour trouver le nom
  • Un groupe d’ambassadeurs testeurs

Un projet qui a duré 7 mois et qui a pu très vite être décliné dans toutes les filiales du groupe.

« Nous dans la philosophie du projet on a voulu vraiment inclure nos collaborateurs dans tout le processus et en faire un vrai projet d’entreprise pour notamment que cet intranet leur appartienne et faciliter l’adhésion et puis qu’il réponde surtout à leurs besoins. Donc ça a été très participatif. »

Les facteurs clés de succès

« Le fait de passer du temps en amont pour bien définir le besoin et répondre de manière efficace, ça a été vraiment clé […] La capacité de réponse de la plateforme aussi. Avoir un outil très rapide et aussi l’implication des collaborateurs […] ça a été clé pour l’adhésion. »

« La gouvernance dans le temps, ça, c’est le gros challenge après [de s’assurer] que les ambassadeurs tiennent leur rôle au fil des passations notamment. »

« C’est un vrai succès et on compte à peu près trois fois plus de contributions qu’avant. L’outil a vraiment libéré, je dirais, la contribution aux actualités de l’entreprise. »

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Épisode 11 – L’écoute et la compréhension du corps social pour le communicant interne

Isabelle Barros · 18 janvier 2021

Dans cet épisode, Florence Garrigues, consultante en communication et formatrice, décrypte la notion d’écoute et de compréhension du corps social pour les communicants internes. Qu’est-ce que cela représente pour un communicant interne ? Quelle déclinaison opérationnelle ? Quel est l’essentiel à ce propos ? Des réponses dans cet épisode de 15mn. Bonne écoute !

Épisode 11 : L’écoute et la compréhension du corps social pour le communicant interne

 
 
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L’écoute et la compréhension du corps social, de quoi parle-t-on ?

Il s’agit ici pour le communicant interne de se poser différentes questions pour comprendre qui sont les femmes et les hommes qui composent l’organisation. « Qu’est-ce qu’ils font ? Comment est-ce qu’ils font pour s’informer, pour comprendre ce qui se passe dans leur organisation ? Quels sont leurs besoins et leurs attentes ? ». Mais aussi comprendre l’organisation dans laquelle il se trouve. « Comprendre le corps social, c’est aussi prendre en compte la culture de l’entreprise dans laquelle le communicant est. Et derrière cette culture d’entreprise on va retrouver l’histoire de l’entreprise, ses valeurs, les structures de pouvoir, les différents rites qu’on peut retrouver, les méthodes de travail, l’évolution des produits et services, etc. ». Ce à quoi s’ajoute « le climat social du moment ». Mais aussi prendre en compte la situation économique de l’organisation et le rapport à la concurrence.

L’écoute et la compréhension du corps social diffère du dialogue social, qui lui relève du périmètre des ressources humaines, et concerne les échanges avec les partenaires sociaux. Pour autant, le communicant interne, via les RH, doit s’intéresser à ce point pour sa compréhension globale du corps social.

« On doit nécessairement écouter « tous les bruits » qui circulent dans l’entreprise, c’est à dire les questionnements, les suggestions, les incompréhensions, les désaccords. »

De façon concrète pour le communicant interne

Si l’écoute et la compréhension du corps social est une mission partagée (par la communication, les RH, les managers…), il s’agit en quelque sorte de la base même du métier de communicant interne.

D’un point de vue « opérationnel », il s’agit pour le communicant interne par exemple, pour bien comprendre les femmes et les hommes qui composent l’organisation, « de se construire une cartographie détaillée des publics internes. […] L’idée, c’est de bien saisir combien il y a de salariés, leur sexe, l’âge, l’ancienneté, les choses classiques, les différents métiers, mais les statuts, le style managérial, les langues parlées, les différents sites, etc, etc. Et cette cartographie, elle évolue avec le temps, en fonction de l’actualité » (par ex une fusion acquisition, une fermeture de site, une extension à l’international…).

En ce qui concerne l’écoute spécifiquement on va pourvoir distinguer l’écoute formelle avec :

  • « les rendez-vous réguliers qu’on peut instaurer avec des managers et des équipes pour se tenir informés […]
  • toutes les enquêtes,
  • les baromètres (qui peuvent être faits par la com, mais par les autres directions également, et notamment les RH),
  • Les focus groups qu’on peut mettre en place
  • Prendre en compte également si on a un réseau de correspondants communication ou un réseau de communicants, les échanges réguliers qu’on a avec ce réseau […]
  • les indicateurs de mesure qu’on a mis en place sur certains outils de com : combien de likes on a eu sur tel message, combien de posts suite à telle intervention, si on a fait un événementiel avec des conférences quelles questions ont été posées par les publics internes qui étaient là et d’essayer de comprendre ces différentes questions et de les analyser. »

Et « en parallèle, on a ce qu’on appelle l’écoute informelle et là qui repose plus sur le réseau que nous avons en tant que communicant […]. Les échanges qu’on va avoir au quotidien avec telle personne qu’on croise, un café qu’on va prendre avec une personne, tel coup de fil… ». 

Le communicant interne va « construire un dispositif d’écoute où on mélange l’écoute formelle et informelle, qui doit permettre de rester connecté avec tous [les] publics internes et qui sous-entend d’être à l’écoute de tout ce qui se passe sur le terrain. » 


« Le communicant doit bouger. Il doit aller à la rencontre des salariés sur les différents sites, aller échanger avec eux, avec en tête, essayer de capter des signaux faibles, de comprendre ce qui se passe, de mieux appréhender comment sont reçus les messages diffusés. »

Pour aller plus loin :

Communication interne : fondamentaux et nouveaux enjeux – EN LIGNE
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Test podcast

Isabelle Barros · 28 juin 2020

Épisode 12 – Retour d’expérience sur la mise en place d’une digital workplace

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Dans cet épisode, Coline Chaumont, responsable communication chez Indigo, nous partage son retour d’expérience sur la mise en place d’une digital workplace. A quels enjeux et besoins fallait-il pouvoir répondre ? Quelles ont été les différentes étapes ? Quels ont été les facteurs de réussite ? Quels points de vigilance ? Des réponses dans cet épisode de 22 minutes. […]

Épisode 11 : L’écoute et la compréhension du corps social pour le communicant interne

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Dans cet épisode, Florence Garrigues, consultante en communication et formatrice, décrypte la notion d’écoute et de compréhension du corps social pour les communicants internes. Qu’est-ce que cela représente pour un communicant interne ? Quelle déclinaison opérationnelle ? Quel est l’essentiel à ce propos ? Des réponses dans cet épisode de 15mn. Bonne écoute !

Épisode 10 – Retour d’expérience sur une prise de poste en tant que responsable communication interne

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Épisode 10 – Retour d’expérience sur une prise de poste en tant que responsable communication interne
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Dans cet épisode, Anne Pailhès revient sur sa prise de fonction en tant que responsable communication interne de la Monnaie. Par quoi commencer ? Quelles questions avoir en tête ? Sur quelles ressources métier s’appuyer ? Quels conseils ? Des réponses très enrichissantes dans cet épisode de 29 minutes. Bonne écoute !

Épisode 9 : La marque employeur par le prisme de la communication interne

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Épisode 9 : La marque employeur par le prisme de la communication interne
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Dans cet épisode, Célia Delalande Rastoin, responsable communication interne, marque employeur et engagement chez KMPG France, nous parle de sa gestion de la marque employeur en tant que communicante interne. Quel lien entre les deux ? Quels axes de travail ? Quels conseils ? Des réponses dans cet épisode de 20 mn. Bonne écoute !

Épisode 8 : Retour d’expérience sur la gestion d’un déménagement en communication interne

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Épisode 8 : Retour d’expérience sur la gestion d’un déménagement en communication interne
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Dans cet épisode, Raphaële Fonsagrives, ancienne responsable communication interne et aujourd’hui consultante en communication, nous partage son expérience et son expertise dans la gestion de déménagements en communication interne. Quelles étapes ? Quelle temporalité ? Quels contenus et outils ? Quels conseils ?Des réponses très concrètes et pragmatiques dans cet épisode de 29 mn. Bonne écoute !

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How a Mobile-Optimized Design Impacts User Experience

Isabelle Barros · 21 juin 2020

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Isabelle Barros · 21 juin 2020

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