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OBSCI – L'Observateur de la Communication Interne

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Épisode 12 – Retour d’expérience sur la mise en place d’une digital workplace

Isabelle Barros · 26 février 2021

Dans cet épisode, Coline Chaumont, responsable communication chez Indigo, nous partage son retour d’expérience sur la mise en place d’une digital workplace.
A quels enjeux et besoins fallait-il pouvoir répondre ? Quelles ont été les différentes étapes ? Quels ont été les facteurs de réussite ? Quels points de vigilance ?
Des réponses dans cet épisode de 22 minutes. Bonne écoute !

Épisode 12 – Retour d’expérience sur la mise en place d’une digital workplace

 
 
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Le contexte et les enjeux en bref

« Indigo propose des services de stationnement et de mobilité dans 12 pays et compte 23.000 collaborateurs. […] Entre 70 et 80 pourcents des effectifs dans le monde réalisent un métier qui est un métier de terrain. [Les] agents, [les] techniciens, [les] voituriers n’ont pas de poste de travail personnel. »

Avec 2 enjeux principaux :

  • pouvoir connecter tous les collaborateurs, notamment les collaborateurs terrain, à l’écosystème de l’entreprise
  • harmoniser tous les outils et la connexion à ces outils (« un écosystème très éclaté, avec de multiples outils parfois dupliqués par pays »)

Les différentes étapes

  • « La première étape, c’était de mettre en place une stratégie d’harmonisation [des] filiales avec Office 365.
  • La deuxième étape, ça a été le lancement en 2018 de Microsoft Teams comme outil collaboratif, projet et équipe.
  • Et cette troisième étape, […] l’étape de la digital workplace, de créer cet outil commun à tous qui réponde aux besoins du quotidien des collaborateurs et qui rassemble et harmonise tous les outils existants. »

Les différentes fonctionnalités

  • une fonction communication avec des contributions directes des employés 
  • un fil de commentaires, un module d’alertes et de newsletter (l’information, à la fois groupe, locale, ultra locale) 
  • des fonctionnalités de documentation avec une GED complètement incorporée 
  • une fonction portail avec de l’interconnexion avec Teams et tous les autres outils métier
  • un moteur de recherche performant 
  • un module de sondage, de quizz 
  • un extranet aussi pour les fournisseurs et partenaires

« Il nous fallait un outil commun à toutes les filiales en cinq langues, avec des contenus corporate, des contenus locaux, des contenus ultra locaux aussi. Il nous fallait aussi un outil accessible avec son compte personnel Office, disponible partout, tout le temps, sur tous nos supports, donc avec le décalage horaire, la mobilité »

La gestion du projet en interne

  • Une grande consultation en interne qui a permis la définition du cahier des charges
  • Un groupe d’ambassadeurs métiers
  • Un jeu concours pour trouver le nom
  • Un groupe d’ambassadeurs testeurs

Un projet qui a duré 7 mois et qui a pu très vite être décliné dans toutes les filiales du groupe.

« Nous dans la philosophie du projet on a voulu vraiment inclure nos collaborateurs dans tout le processus et en faire un vrai projet d’entreprise pour notamment que cet intranet leur appartienne et faciliter l’adhésion et puis qu’il réponde surtout à leurs besoins. Donc ça a été très participatif. »

Les facteurs clés de succès

« Le fait de passer du temps en amont pour bien définir le besoin et répondre de manière efficace, ça a été vraiment clé […] La capacité de réponse de la plateforme aussi. Avoir un outil très rapide et aussi l’implication des collaborateurs […] ça a été clé pour l’adhésion. »

« La gouvernance dans le temps, ça, c’est le gros challenge après [de s’assurer] que les ambassadeurs tiennent leur rôle au fil des passations notamment. »

« C’est un vrai succès et on compte à peu près trois fois plus de contributions qu’avant. L’outil a vraiment libéré, je dirais, la contribution aux actualités de l’entreprise. »

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Épisode 12 – Retour d’expérience sur la mise en place d’une digital workplace

Isabelle Barros · 26 février 2021

L'Observateur de la Communication Interne
Épisode 12 – Retour d’expérience sur la mise en place d’une digital workplace
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Dans cet épisode, Coline Chaumont, responsable communication chez Indigo, nous partage son retour d’expérience sur la mise en place d’une digital workplace.
A quels enjeux et besoins fallait-il pouvoir répondre ? Quelles ont été les différentes étapes ? Quels ont été les facteurs de réussite ? Quels points de vigilance ?
Des réponses dans cet épisode de 22 minutes. Bonne écoute !

Épisode 11 : L’écoute et la compréhension du corps social pour le communicant interne

Isabelle Barros · 18 janvier 2021

L'Observateur de la Communication Interne
Épisode 11 : L’écoute et la compréhension du corps social pour le communicant interne
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Dans cet épisode, Florence Garrigues, consultante en communication et formatrice, décrypte la notion d’écoute et de compréhension du corps social pour les communicants internes. Qu’est-ce que cela représente pour un communicant interne ? Quelle déclinaison opérationnelle ? Quel est l’essentiel à ce propos ? Des réponses dans cet épisode de 15mn. Bonne écoute !

Épisode 10 – Retour d’expérience sur une prise de poste en tant que responsable communication interne

Isabelle Barros · 3 décembre 2020

Dans cet épisode, Anne Pailhès revient sur sa prise de fonction en tant que responsable communication interne de la Monnaie. Par quoi commencer ? Quelles questions avoir en tête ? Sur quelles ressources métier s’appuyer ? Quels conseils ? Des réponses très enrichissantes dans cet épisode de 29 minutes. Bonne écoute !

Épisode 10 – Retour d’expérience sur une prise de poste en tant que responsable communication interne

 
 
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Un contexte fait de nouveautés

Cette prise de poste offre la « particularité » de s’inscrire dans une multitude d’éléments nouveaux :

  • Un premier poste axé sur la communication interne
  • Un nouveau secteur d’activité
  • Un premier poste en Belgique
  • Un poste très récemment crée dans l’organisation en question

Avec toutes les spécificités inhérentes à l’organisation en elle-même :

  • Une institution fédérale en Belgique, donc totalement bilingue français et néerlandais
  • 380 collaborateurs permanents et 200 à 300 collaborateurs occasionnels
  • 180 métiers différents
  • 37 nationalités
  • Un rattachement hiérarchique aux ressources humaines

L’approche du poste au démarrage

Une approche « page blanche » avec plusieurs niveaux :

  • L’approche de l’organisation & les actions à court terme et à moyen terme
  • L’appréhension du métier

Concernant l’approche de l’organisation « je me suis fait une liste de personnes, j’ai regardé les métiers, la structure de l’organisation et j’ai rencontré à peu près 50 personnes dans les deux trois premiers mois de mon poste, tous niveaux hiérarchiques, tous métiers confondus. Je suis allée les voir en leur demandant expliquez-moi votre métier et puis aussi, expliquez-moi l’organisation, et aussi expliquez-moi qu’est-ce que c’est la com interne pour vous et c’est quoi les problèmes ou les défis » en la matière. « J’avais en tête tout une liste de questions sur la culture d’entreprise, la circulation de l’information, les publics, l’identité institutionnelle, la vulgarisation de la stratégie etc [à retrouver dans la fiche BAP de l’AFCI]. Ces entretiens permettaient de rencontrer les publics, appréhender les problématiques de l’organisation et apporter des éléments de réponses. Ensuite, j’ai aussi travaillé de façon beaucoup moins formelle en identifiant et participant à des moments d’échanges informels sur des temps de convivialité (pauses, déjeuner…). »

Avec un double objectif  :

  •  à court terme : assurer la continuité au quotidien en termes d’informations
  •  à moyen terme : présenter et discuter un audit de la communication interne à la direction et aux cadres sur le mode : « voilà ce que je comprends de l’organisation et de sa culture, ce que je comprends des problèmes de la com interne, ou des challenges ou des attentes, et voilà ce que je peux proposer comme axes de travail »

« Mon point de départ a été de dire je vais poser le maximum de questions, sur tout, sur les attentes par rapport à mon poste, la culture d’entreprise, l’organisation, le fonctionnement, les bureaux, tout. Et puis, je vais me déplacer. »

Les points fondamentaux de cette prise de poste

  • Une approche « 360 » pour vraiment « essayer de prendre en compte l’ensemble des réalités »
  • « Avoir un positionnement assez clair sur ce que la com interne doit faire »
  • « Aller chercher des relais d’information »

Avec ces quelques conseils :

  • « Être à l’écoute de tous les employés, quel que soit le niveau hiérarchique, le métier, etc. Vraiment écouter tout le monde »
  • « Bien garder en tête que derrière le terme de communication interne, chaque personne entend quelque chose de différent »
  • « Un communicant interne ne doit jamais juger personne »

« Je pense que les cordonniers sont toujours les plus mal chaussés et que finalement ce que je n’ai peut-être pas bien fait ou pas assez fait, c’était vraiment de parler de ce que la com interne fait, et d’expliquer en fait le rôle qu’on a et les contraintes qu’on a. »

Et concernant l’approche métier

  • « La Communication interne » de Christine Donjean et Eric Cobut
  • « Les employés d’abord, les clients ensuite » de Vineet Nayar
  • La formation « Les fondamentaux de la communication interne » de l’AFCI
  • Les réseaux pros dont l’ABCI, l’Association Belge de Communication Interne

Pour aller plus loin (ou en amont)

  • L’article d’Anne Pailhès pour l’ABCI ou « Comment j’ai commencé à la communication interne » 
  • La fiche Bon à partager de l’AFCI (à venir et réservée aux adhérents de l’AFCI)
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Épisode 10 – Retour d’expérience sur une prise de poste en tant que responsable communication interne

Isabelle Barros · 3 décembre 2020

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Épisode 10 – Retour d’expérience sur une prise de poste en tant que responsable communication interne
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Dans cet épisode, Anne Pailhès revient sur sa prise de fonction en tant que responsable communication interne de la Monnaie. Par quoi commencer ? Quelles questions avoir en tête ? Sur quelles ressources métier s’appuyer ? Quels conseils ? Des réponses très enrichissantes dans cet épisode de 29 minutes. Bonne écoute !

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