Dans cet épisode, Coline Chaumont, responsable communication chez Indigo, nous partage son retour d’expérience sur la mise en place d’une digital workplace.
A quels enjeux et besoins fallait-il pouvoir répondre ? Quelles ont été les différentes étapes ? Quels ont été les facteurs de réussite ? Quels points de vigilance ?
Des réponses dans cet épisode de 22 minutes. Bonne écoute !
Le contexte et les enjeux en bref
« Indigo propose des services de stationnement et de mobilité dans 12 pays et compte 23.000 collaborateurs. […] Entre 70 et 80 pourcents des effectifs dans le monde réalisent un métier qui est un métier de terrain. [Les] agents, [les] techniciens, [les] voituriers n’ont pas de poste de travail personnel. »
Avec 2 enjeux principaux :
- pouvoir connecter tous les collaborateurs, notamment les collaborateurs terrain, à l’écosystème de l’entreprise
- harmoniser tous les outils et la connexion à ces outils (« un écosystème très éclaté, avec de multiples outils parfois dupliqués par pays »)
Les différentes étapes
- « La première étape, c’était de mettre en place une stratégie d’harmonisation [des] filiales avec Office 365.
- La deuxième étape, ça a été le lancement en 2018 de Microsoft Teams comme outil collaboratif, projet et équipe.
- Et cette troisième étape, […] l’étape de la digital workplace, de créer cet outil commun à tous qui réponde aux besoins du quotidien des collaborateurs et qui rassemble et harmonise tous les outils existants. »
Les différentes fonctionnalités
- une fonction communication avec des contributions directes des employés
- un fil de commentaires, un module d’alertes et de newsletter (l’information, à la fois groupe, locale, ultra locale)
- des fonctionnalités de documentation avec une GED complètement incorporée
- une fonction portail avec de l’interconnexion avec Teams et tous les autres outils métier
- un moteur de recherche performant
- un module de sondage, de quizz
- un extranet aussi pour les fournisseurs et partenaires
« Il nous fallait un outil commun à toutes les filiales en cinq langues, avec des contenus corporate, des contenus locaux, des contenus ultra locaux aussi. Il nous fallait aussi un outil accessible avec son compte personnel Office, disponible partout, tout le temps, sur tous nos supports, donc avec le décalage horaire, la mobilité »
La gestion du projet en interne
- Une grande consultation en interne qui a permis la définition du cahier des charges
- Un groupe d’ambassadeurs métiers
- Un jeu concours pour trouver le nom
- Un groupe d’ambassadeurs testeurs
Un projet qui a duré 7 mois et qui a pu très vite être décliné dans toutes les filiales du groupe.
« Nous dans la philosophie du projet on a voulu vraiment inclure nos collaborateurs dans tout le processus et en faire un vrai projet d’entreprise pour notamment que cet intranet leur appartienne et faciliter l’adhésion et puis qu’il réponde surtout à leurs besoins. Donc ça a été très participatif. »
Les facteurs clés de succès
« Le fait de passer du temps en amont pour bien définir le besoin et répondre de manière efficace, ça a été vraiment clé […] La capacité de réponse de la plateforme aussi. Avoir un outil très rapide et aussi l’implication des collaborateurs […] ça a été clé pour l’adhésion. »
« La gouvernance dans le temps, ça, c’est le gros challenge après [de s’assurer] que les ambassadeurs tiennent leur rôle au fil des passations notamment. »
« C’est un vrai succès et on compte à peu près trois fois plus de contributions qu’avant. L’outil a vraiment libéré, je dirais, la contribution aux actualités de l’entreprise. »
